Nachdem Sie einen Text geändert haben, können Sie das Dokument auch in der aktuellen Form speichern, ohne die alte Version zu überschreiben.
1. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Speichern unter oder betätigen Sie die Taste [F12].
2. Geben Sie einen neuen Dateinamen ein, wechseln Sie in einen anderen Ordner, oder wählen Sie ein anderen Dateityp.
3. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
Das Dialogfeld Speichern unter haben Sie bereits beim Befehl Speichern kennengelernt. Während der Befehl Datei > Speichern aber nur bei neuen Dokumenten das Dialogfeld Speichern unter aktiviert und später automatisch auf den bestehenden Dateinamen zurückgreift, liegt der Vorteil des Befehls Datei > Speichern unter oder seiner Funktionstaste [F12] darin, daß Sie die Möglichkeit haben,
– entweder nachträglich den Dateinamen zu ändern
– den aktuellen Ordner zu wechseln
– oder ein anderes Dateiformat zu vergeben
– und diese Aktionen miteinander zu kombinieren.
Der Befehl Datei Speichern oder das Symbol „Speichern“ speichern sofort, wenn das Dokument bereits einen Dateinamen trägt; hierbei wird der Inhalt der Ursprungsdatei überschrieben, die ja den gleichen Namen hat.
Solange Sie nicht Speichern unter, sondern Speichern wählen, behalten Sie nur die aktuelle Version des Dokument. In den meisten Fällen reicht es, und dient sogar der Ordnung, da keine überholten Fassungen eines Textes als Dateien die Festplatte belasten.
Mitunter ist es vorteilhaft, nicht jeden Text direkt durch seine überarbeitete Version zu ersetzen, denn nicht jede Überarbeitung muß unbedingt besser als die Vorgabe sein. Außerdem ist es oft interessant, wie der erste Entwurf eines Dokuments aussah. Und nicht zuletzt soll ein Dokument manchmal in einem fremden Dateiformat gespeichert werden, so daß ein anderes Programm die Datei einlesen und weiterverarbeiten kann.
In all diesen Fällen bietet sich das Speichern unter einem anderen Namen oder in einem anderen Verzeichnis an.
So öffnen Sie ein Dokument schreibgeschützt
Schon bei Öffnen einer Datei können Sie ein späteres unbeabsichtigtes Speichern des Dokuments verhindern:
1. Aktivieren Sie das Dialogfeld Öffnen
2. Markieren Sie das Dokument.
3. Wählen Sie das Symbol Befehle und Einstellungen und im Kontext-Menü den Befehl Schreibgeschützt öffnen
Wenn Sie solch ein Dokument speichern möchten, zwingt Word Sie, eine neue Datei unter einem anderen Dateinamen oder in einem anderen Ordner anzulegen.