Word: Text eingeben und formatieren

Sobald die Vorlage geladen ist, können Sie auch gleich loslegen und den Brief mit Leben, sprich mit persönlichen Texten füllen. Um die ausgewählte Vorlage mit eigenen Texten zu überschreiben, sind folgende Schritte notwendig:

1. In den Vorlagen erscheinen alle Textbereiche, die Sie sofort anpassen können in eckigen Klammern. Dazu gehören vor allem im Briefkopf Ihre Absender- sowie die Empfängeradresse.

Klicken Sie mit der Maus auf den gewünschten Begriff in eckigen Klammern – etwa auf [Ihr Name] -, und geben Sie über die Tastatur Ihren eigenen Text ein, zum Beispiel Ihren Namen. Wiederholen Sie den Schritt für alle Absender- und Empfängerdaten. Falls Sie einen Baustein nicht benötigen – etwa [Straße 2] – markieren Sie ihn per Mausklick und löschen ihn anschließend mit der (Entf)-Taste.

2. Sobald Ihre Absender- sowie Empfängeradresse eingetragen sind, können Sie den eigentlichen Brieftext bearbeiten. In den meisten Vorlagen ist bereits ein Brieftext vorgegeben, zum Beispiel ein Anschreiben für eine Bewerbung. Die Vorgabe dient jedoch lediglich als Anregung. Sie können selbstverständlich aus dem Bewerbungsanschreiben auch im Handumdrehen eine Einladung für eine Party, ein Beschwerdeschreiben oder einen Lebenslauf machen.

Sie können den vorgegebenen Text einfach ändern, indem Sie per Mausklick die Einfügemarke an die gewünschte Textstelle positionieren und den gewünschten Änderungen einfach über die Tastatur eingeben.

Bequem durch den Text navigieren

Bei größeren Dokumenten passt der Brief nicht immer komplett auf den Bildschirm. Meist ist dann nur ein Teilbereich, etwa der Briefkopf zu sehen. Das macht nichts. Mit dem Mausrad oder den Tasten [Bild rauf] bzw. [Bild runter] sowie den Pfeiltasten können Sie bequem nach oben oder unten „blättern“.

Und falls Sie mehr oder weniger Text auf dem Bildschirm darstellen möchten, können Sie mit dem Zoom-Regler in der rechten unteren Ecke den aktuellen Vergrößerungsgrad einstellen. Klicken Sie einfach auf den Zoomregler, und verschieben Sie ihn mit gedrückter Maustaste. Noch schneller zoomen Sie, wenn Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten und das Mausrad drehen.

Um einzelne Zeichen zu löschen, können Sie die Tasten (Entf) und (Rücktaste) verwenden. Die Taste (Entf) löscht Zeichen rechts von der Einfügemarke, mit (Rücktaste) löschen Sie Zeichen links der Schreibmarke.

3. Wenn Sie ganze Textpassagen oder Absätze löschen und überschreiben möchten, ist das Löschen einzelner Zeichen sehr mühsam. In diesem Fall sollten Sie die zu löschenden Textbereiche zuvor markieren. Hierzu klicken Sie zunächst an den Anfang des zu löschenden Bereichs – etwa an den Anfang eines Absatzes – und halten die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie anschließend die Maus – mit gedrückter Maustaste – über den Bereich, des Sie markieren möchten. Alle markierten Bereiche stellt Word in blauer Farbe dar. Sobald der gewünschte Textbereich markiert ist, lassen Sie die Maustaste los. Jetzt können Sie mit der (Entf)-Taste auf einen Schlag den markierten Bereich löschen.

Versehentlich gelöscht? Kein Problem!

Hoppla: Schnell ist ein Wort oder eine ganze Textpassage versehentlich gelöscht. Das ist nicht weiter tragisch. Alle Aktionen, die Sie in Word vornehmen, lassen sich auch wieder zurücknehmen. Word führt genau Buch über die vorgenommenen Änderungen und erlaubt praktisch das „Zurückspulen“ der durchgeführten Aktionen. Hierzu klicken Sie in der Schnellstartleiste oben links auf den nach links gebogenen Pfeil. Damit machen Sie die jeweils letzte Aktion wieder rückgängig. Wenn Sie auf den nach unten weisenden Pfeil rechts daneben klicken, können Sie sogar gleich mehrere Aktionen auf einmal rückgängig machen. Übrigens: Wenn es besonders schnell gehen soll, drücken Sie einfach die Tastenkombination (Strg)(Z), um die letzte Aktion zurückzunehmen.

4. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, den Brieftext optisch anzupassen. Sie können beispielsweise eine andere Schriftart, eine neue Schriftgröße oder eine auffällige Farbe verwenden. In der Fachsprache wird dieser Vorgang „formatieren“ genannt.

Wenn Sie nur ein einzelnes Wort optisch verändern möchten, klicken Sie einfach mit der rechten(!) Maustaste auf das Wort. Es erscheint eine kleine Symbolleiste, die alle wichtigen Befehle zur Formatierung beinhalten. In der oberen Zeile der Symbolleiste wählen Sie beispielsweise die Schriftart und die Schriftgröße aus. Über die Schaltflächen der unteren Zeile lässt sich das markierte Wort fett oder schräggestellt (kursiv) darstellen oder die Schriftfarbe verändern.

Möchten Sie nicht nur ein einzelnes Wort, sondern einen ganzen Textbereich oder Absatz formatieren, müssen Sie ihn zunächst wie in Schritt 3 beschrieben markieren. Anschließend klicken Sie mit der rechten(!) Maustaste auf den markierten Bereich und nehmen die Formatierung für die gesamte Markierung vor.

Durch geschicktes Löschen und Anpassen der Textvorgaben wird aus der Vorlage so im Handumdrehen ein ganz persönlicher Brief.