Word bietet die Möglichkeit, persönliche oder vertrauliche Kommentare in ein Dokument einzufügen. Bei einem Ausdruck des entsprechenden Dokuments sollen diese Kommentare in der Regel nicht mit ausgedruckt werden. Allerdings kann es immer schnell passieren, das Sie beim Ausdrucken vergessen den Druck der Kommentare im entsprechenden Druckmenü zu unterdrücken. Für den Fall, dass sich der Drucker dann etwas entfernt von Ihrem Schreibtisch können die eigentlich vertraulichen Kommentare leicht in die falschen Hände gelangen.
Um dies zu verhindern, bietet Word eine passende Option an. Wenn Sie diese aktivieren, dann weißt Sie Word beim Drucken darauf hin, dass sich im Dokument vertrauliche Informationen befinden. Dadurch haben Sie die Möglichkeit den Druckvorgang noch rechtzeitig abzubrechen. Je nach verwendeter Word-Version können sie diese Option auf unterschiedliche Art aktivieren.
Word 2007 und 2010
Gehen Sie in Word 2010 auf „Datei | Optionen“. In Word 2007 klicken Sie stattdessen auf die Office-Schaltfläche und anschließend auf „Word-Optionen“. Gehen Sie nun in Word 2010 auf die Kategorie „Sicherheitscenter“ bzw. in Word 2007 auf die Kategorie „Vertrauensstellungscenter“. Hier klicken Sie nun bitte auf die Schaltfläche „Einstellungen“. Im anschließenden Dialogfeld wechseln sie dann in die Kategorie „Datenschutzoptionen“. Unter dem Punkt „Dokumentenspezifische Einstellungen“ aktivieren Sie die Option, dass Word vor dem Drucken, Speichern oder Senden immer eine Warnung ausgeben soll. Nach dem Aktivieren können Sie das Dialogfeld mit einem Klick auf „OK“ wieder schließen.
Word 2003, 2002/XP
Gehen Sie hier zunächst auf „Extras | Optionen“. Im sich öffnenden Dialog können Sie dann auf das Register „Sicherheit“ wechseln. Auch hier können Sie nun unter „Datenschutzoptionen“ eine entsprechende Option auswählen, das Word eine Warnung anzeigt, bevor eine Datei mit persönlichen Kommentaren gedruckt, gespeichert oder gesendet wird. Anschließend können Sie den Dialog mit einem Klick auf „OK“ wieder schließen.
Wollen Sie nun künftig ein Dokument Drucken, in dem persönliche Kommentare enthalten sind, so wird Word Sie immer fragen, ob der Druck tatsächlich fortgesetzt werden soll. Bei Bedarf können Sie den Druck vorher abbrechen.