Für das Erstellen von Dokumentvorlagen gibt es mehrere Wege, die sich aber im Prinzip gleichen. Der einfachste Weg führt über ein bestehendes Dokument. Die Daten, die in den Dateien bereits erfaßt sind benutzen Sie als Grundlage für eine Vorlage. Dies ist vor allem dann Zeitsparend, wenn Sie beispielsweise eine Vorlage für einen Brief erstellen möchten.
Sie müssen die neue Dokumentvorlage nicht von Grund auf neu gestalten, sondern können vorhandene Formate, Texte und AutoText-Einträge modifizieren.
1. Öffnen Sie einen bereits gespeicherten Brief.
2. Nehmen Sie die Änderungen an dem Brief vor, um ihn als Vorlage benutzen zu können. Bei einem Brief sollten Sie den Textkörper des Briefs entfernen, da sich dieser ständig ändert. Der Kopf hingegen mit Absenderadresse und verschiedene feste Formatierungen, wie die Informationszeile mit Angaben wie „Ihr Zeichen“, „Unser Zeichen“, „Datum“ usw. bleibt in den meisten Fällen identisch. Diesen sollten Sie nicht löschen.
3. Nachdem Sie alle Änderungen am Dokument vorgenommen haben, speichern Sie den Brief als Dokumentvorlage. Öffnen Sie das Dialogfeld Datei > Speichern unter, und wählen Sie unter Dateityp den EintragDokumentvorlage. Word wechselt nun automatisch in den Ordner Vorlagen. Speichern Sie die Vorlage in diesem Ordner, so erscheint sie später im Dialogfeld Datei > Neu in der Registerkarte Allgemein.
Vergessen Sie nicht, die Vorlage anschließend zu speichern.
Um eine Vorschaugrafik bei der Auswahl der Vorlage zu erhalten, aktivieren Sie in der Registerkarte Datei-Info des Dialogfelds Datei > Eigenschaften das Kontrollkästchen Vorschaugrafik speichern.
Um eigene Registerkarten im Dialogfeld Datei > Neu zu erstellen, müssen Sie neue Ordner unter dem Ordner Vorlagen erstellen. Klicken Sie hierzu im Dialogfeld Speichern unter auf das Symbol Neuen Ordner erstellen. Geben Sie im Dialogfeld Neuer Ordner den Namen ein, den die Registerkarte später annehmen soll.
Beachten Sie hierbei, daß Ordner nur eine Ebene unter dem Ordner Vorlagen berücksichtigt werden. Befinden sich unter einem Ordner weitere Ordner, so werden die darin enthaltenen Vorlagen zwar berücksichtigt, jedoch als Inhalt des übergeordneten Ordners dargestellt. Das Register Allgemein entspricht dem Ordner Vorlagen.
Es werden stets nur jene Ordner dargestellt, die auch Dokumentvorlagen enthalten.
Die Gesamtzahl der dargestellten Registerkarten ist auf 21 Ordner beschränkt. Sollten Sie insgesamt mehr als 21 Unterordner mit Vorlagen haben, erscheint als 21ste Registerkarte der Registereintrag Weitere Ordner, über dessen Registerkarte Sie Zugriff auf weitere Vorlagenordner haben.
Word bietet Ihnen auch einen schriftlichen Überblick über die Inhalte einer aktiven Dokumentvorlage. Über Datei > Drucken aktivieren Sie die Liste Drucken. Hier können Sie die Ausgabe der Tastaturbelegung, der AutoText-Einträge und derFormatvorlagen anfordern. Bei den Formatvorlagen werden lediglich jene Namen und Beschreibungen ausgedruckt, die im aktuellen Dokument Verwendung finden oder modifiziert wurden; die Liste, in der übrigens auch die mageren Zeichenformatvorlagen fett gedruckt werden, entspricht somit der Anzeige Benutzte Formatvorlagen im Dialogfeld Formatvorlagen. Diese Ausdrucke erleichtern Ihnen die Auswahl der richtigen Formatvorlage, besonders wenn Sie mit vielen verschiedenen Dokumentvorlagen arbeiten.