Neben der Suche nach Zeichen-, Absatzformatierungen und Formatvorlagen können Sie nach weiteren Formatierungsmerkmalen suchen: Tabulatoren, Rahmen, Sprache, Positionsrahmen und Hervorhebungen. Alle Formatierungsmerkmale wählen Sie in den Dialogfeldern Suchen und Ersetzen aus der Liste Format aus. Die Art des Dialogfelds richtet sich wieder nach der Stellung der Einfügemarke zum Zeitpunkt des Aufrufs.
Tabulatoren
In den Dialogfeldern Tabstopp suchen und Tabstopp ersetzen geben Sie über die Liste Tabstop-Position die gesuchten Tabulatoren ein. Im Bereich Ausrichtung wählen Sie zwischen Links, Zentiert, Rechts, Dezimal und Vertikale Linie. Unter Füllzeichen bestimmen Sie die Art des Füllzeichen, mit dem Word den Leerraum zwischen Text und Tabulator ausfüllt. Im Gegensatz zu Ausrichtung und Füllzeichen, die nur eindeutig vergeben werden dürfen, können Sie unter Tabstop-Position mehrere Tabulatoren Setzen. Jedoch müssen alle Tabulatoren in einem Absatz vorkommen, um mit Suchen gefunden zu werden.
Um beispielsweise alle Absätze mit einem Tabulator bei 2 cm zu finden, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie das Dialogfeld Bearbeiten > Suchen.
2. Wählen Sie Format > Tabulator.
3. Geben Sie im Feld Tabstoppposition den Wert 2 cm ein.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Setzen.
5. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK.
6. Starten Sie die Suche mit Weitersuchen.
Gefundene Tabulatoren werden nicht durch die unter Ersetzen durch angegebenen Tabulatoren ersetzt. Vielmehr wird die unter Ersetzen durch angegebene Tabulatorposition dem Absatz hinzugefügt.
Beim Ersetzen von Tabulatoren muß im Feld Ersetzen durch ebenfalls ein Tabulator genannt werden, da ansonsten Passagen die mittels des gesuchten Tabulators gefunden werden, durch die ersetzende Zeichenfolge überschrieben werden. Haben Sie im Feld Suchen nach keine weiteren Merkmale des zu suchenden Textes angegeben und das Feld Ersetzen durch ist ebenfalls leer, wird der gefundene Absatz mit Ersetzen gelöscht.
Mit Alle Löschen werden alle Tabulatoren unter Suchen nach oder Ersetzen durch gelöscht, der restliche Inhalt dieser Felder bleibt erhalten.
Positionsrahmen
Für ein gutes Layout ist es oft wichtig, daß Absätze und andere Elemente eines Dokuments festgelegte Positionen auf einer Druckseite einnehmen. Um die freie Positionierung von Absätzen möglich zu machen, werden oft Positionsrahmen gesetzt, in denen Inhalte auf der Seite verschoben werden.
Trotz der Namensähnlichkeit dürfen die Positionsrahmen nicht mit den grafisch gestaltbaren Rahmen verwechselt werden. Haben letztere eine direkte grafische Gestaltungsfunktion, so handelt es sich bei Positionsrahmen um die Verwaltung von Standorten. Sie treten nie selbst in Erscheinung, sondern fungieren nur als Platzhalter für Inhalte. Trotz allem – bei der Arbeit mit Word werden sie sichtbar, so daß das Positionieren leichter von der Hand geht. Und sie lassen sich mit der Rahmenformatierung auch mit sichtbaren Rahmen gestalten; in dieser Hinsicht ergänzen sich die beiden Funktionen.
Im Dialogfeld Positionsrahmen suchen sind sämtliche Listen und Felder leer. Wenn Sie beispielsweise nur Positionsrahmen suchen möchten, die von Text umflossen werden können, so aktivieren Sie die Option Umgebend. Somit sind Sie nicht darauf angewiesen die exakten Parameter eines Positionsrahmen auswendig zu kennen um nach einem Positionsrahmen zu suchen.
Sprache
Seit der Version 2.0 unterstützt Word verschiedene Sprachformatierungen. Bei der Rechtschreib- und Grammatikprüfung des Textes wählt Word automatisch das zur Sprache zugehörige Wörterbuch – sofern es vorhanden ist. Ebenso ist es möglich, Passagen aus der Rechtschreib- und Grammatikprüfung auszuklammern – Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen. Auch wenn Sie keine Sprache zuweisen (Keine Sprache) verhindern Sie, daß Word während der Prüfung fremsprachige Wörter oder Sätze innerhalb dieser Passage moniert.
Besonders hilfreich erweist sich die Möglichkeit, Sprachen zu ersetzen. Wenn Sie beispielsweise einen Text erhalten, der mit Windows-Write oder dem WordPad erstellt wurde, so fehlt eine Sprachformatierung gänzlich. Word geht jedoch zunächst davon aus, daß es sich um einen deutschen Text handelt. Ist im Dialogfenster Sprache die Option Sprache automatisch erkennen aktiviert, analysiert Word den Text nach dem Einfügen und erkennt die zugrunde liegenden Sprache oftmals. Erkennt Word die fremdsprachigen Zitate nicht, oder nur Teilweise, so melden die Rechtschreib- und Grammatikprüfung Fehler. Sie können die Zitate jedoch in den meisten Fällen automatisch oder zumindest halbautomatisch mit der gewünschten Sprache formatieren.
Zitate sind in der Regel vom übrigen Textkörper abgesetzt. Dies geschieht meistens durch eine kursive Zeichenformatierung und/oder einer Absatzeinrückung. Befinden sich im Text keine weiteren Absätze, die in dieser Art formatiert wurden, so können Sie die Zitate vollautomatisch in der gewünschten Sprache formatieren:
1. Öffnen Sie das Dialogfeld Bearbeiten > Ersetzen.
2. Wählen Sie im Feld Suchen nach die vorliegende Zitatformatierung
Format > Zeichen > Kursiv
3. Im Feld Ersetzen durch wählen Sie die gewünschte Sprache mit
Format > Sprache.
4. Starten Sie die automatische Ersetzung mit Alle ersetzen.
Liegen auch andere Textteile in kursiver Schrift vor, würde die Funktion Alle Ersetzen auch diese mit der Sprachformatierung versehen. Sie müssen in diesem Fall jede einzelne Fundstelle mitWeitersuchen anspringen und zunächst sichten, bevor Sie sie mit der gewünschten Sprache formatieren.
Wenn Sie häufig Texte erhalten, die nicht mit Word geschrieben sind und diese mit Sprachformatierungen versehen müssen, so sollten Sie sich mit dem Autor auf eine eindeutige Kennzeichnung der fremdsprachigen Textstellen einigen. Je nach Funktionsumfang der vom Autor benutzen Textverarbeitung können dies die unterschiedlichsten Merkmale sein. Die meisten Textverarbeitungen ermöglichen eine Farbformatierung von Text. So bietet es sich an, Zitate beispielsweise in blauer Schrift zu formatieren. Diese blauen Textstellen können Sie mit Bearbeiten > Ersetzenautomatisch mit einer Sprachformatierung versehen. Vergessen Sie jedoch nicht, die blauen Farbformatierungen im Anschluß an die Sprachfomatierung ebenfalls auszutauschen.
Hervorhebung
Zeichen die Sie mit dem Textmarker hervorgehoben haben können Sie ebenfalls suchen und auch ersetzen. Beachten Sie jedoch, daß Sie die Farbe der Hervorhebung nicht im Dialogfeld Suchen oder Ersetzen verändern können. Word benutzt beim Ersetzen immer auf die aktuell gewählte Hervorhebungsfarbe.
