Während bei der Suche voreingestellt nicht zwischen Groß-/Kleinschreibung unterschieden wird – das gilt auch für das Feld Suchen nach im Dialogfeld Ersetzen – wird beim Ersetzen die Schreibweise in das Dokument übernommen, die Word im Text identifiziert. Wenn Word also ein durchweg großgeschriebenes Wort ersetzt, wird auch das neue Wort in Versalien gesetzt.
Im Menü Bearbeiten weisen Sie Word mit dem Befehl Ersetzen an, die Fundstellen direkt gegen eine Zeichenkette Ihrer Wahl auszuwechseln. Den Suchtext geben Sie wiederum in das FeldSuchen nach ein. Falls Sie schon Suchläufe während der Arbeitssitzung vorgenommen haben, ist unter Suchen nach der Text der letzten Suche eingetragen. Wenn er nicht den Zeichen entspricht, die Sie ersetzen möchten, löschen Sie ihn durch _ oder indem Sie die neuen gesuchten Zeichen eingeben. Im Feld Ersetzen durch geben Sie die Zeichen ein, die die Stelle der gesuchten Zeichen einnehmen sollen.
Ebenso wie beim Suchen gilt auch hier, daß Word beim Aufruf des Dialogfensters Suchen und Ersetzen diese Zeichen aus dem Dokument automatisch als Suchtext übernimmt, wenn vor dem Öffnen der Ersetzen-Funktion ein Wort oder eine zusammenhängende Zeichenkette ohne Leer-, Satz- oder Sonderzeichen markiert ist.
Wie die Registerkarte Suchen wird auch das Register Ersetzen zunächst nur in der reduzierten Ansicht dargestellt gibt erst nach einem Klick auf Erweitern weitere Befehle Preis.
Wie auch im Register Suchen werden die Optionen Groß-/Kleinschreibung beachten und Nur ganzes Wort suchen unterhalb des Feldes Suchen nach durch entsprechende Hinweise ergänzt.
Groß-/Kleinschreibung beachten
Die automatische Anpassung der Groß-/Kleinschreibung an die bestehende Schreibweise verhindern Sie, indem Sie Gross-/Kleinschreibung beachten aktivieren. Hierdurch orientiert sich selbstverständlich auch die Suche der Zeichenkette an der Schreibweise der Wörter.
Nur ganzes Wort suchen
Auch die Funktion Nur ganzes Wort suchen die bereits aus der reinen Suchfunktion bekannt ist, kann beim Ersetzen aktiviert werden. Ausgetauscht werden demnach nur Wörter, also Zeichenfolgen, die durch Leer- oder Satzzeichen im Text separiert sind.
Ähnliche Schreibweise – Alle Wortformen suchen
Beim Ersetzen können Sie zwar auch auf die Optionen Ähnliche Schreibweise und Alle Wortformen suchen zurückgreifen, jedoch ist bei ihrer Verwendung höchste Aufmerksamkeit geboten. Im Zusammenhang mit der Funktion Alle Ersetzen sollten Sie die beiden Optionen vollständig meiden.
Der Ersetzen-Vorgang wird mit Weitersuchen gestartet und beginnt an der Einfügemarke. Genau wie beim reinen Suchen haben Sie auch für die Suchrichtung die Wahl zwischen Gesamt, Abwärtsund Aufwärts. Am Ende des Ablaufes wird Ihnen in einem Fenster angezeigt, wie oft der Suchbegriff ersetzt wurde.
Während das Dialogfeld Ersetzen aktiv ist, können Sie die Vorgaben unter Suchen nach und Ersetzen durch modifizieren. Die Aktion wird dann von der letzten Fundstelle aus fortgesetzt.
Sobald Word eine Zeichenfolge des Dokuments entdeckt, die der Suchspezifikation entspricht, zeigt es Ihnen die Fundstelle markiert an und läßt Ihnen im Dialogfeld die Wahl, ob Sie die Markierung Ersetzen. So entscheiden Sie bei jeder Fundstelle mit, ob ersetzt werden soll oder ob Sie mit Weitersuchen die nächste Stelle auffinden. Nachdem das ganze Dokument mit Ersetzendurchlaufen wurde, befindet sich die Einfügemarke wieder an dem Punkt, an dem Sie die Aktion starteten.
Ersetzen abbrechen
Abgebrochen wird der Ersetzen-Vorgang mit Abbrechen. Wenn Sie die Aktion abbrechen, bleibt die Einfügemarke am letzten Fundort, und Sie können direkt Änderungen vornehmen, für die Sie eventuell unterbrochen haben. Anschließend muß Bearbeiten > Ersetzen allerdings neu gestartet werden. Als Ausgangspunkt gilt nun der neue Startplatz.
Im Dialogfeld Ersetzen haben Sie neben der Wahl zwischen Weitersuchen, Ersetzen und Abbrechen auch die Möglichkeit, Alles ersetzen anzuwählen.
Das vollautomatische Alle ersetzen sollten Sie nur aktivieren, wenn Sie sich klar darüber sind, daß die zu ersetzende Zeichenfolge eindeutig ist, also nicht unbeabsichtigt gleichlautende Zeichenfolgen ersetzt werden. Sicherer ist es, Ersetzen-Vorgänge nicht unkontrolliert ablaufen zu lassen. Falls Sie die Aktion mit Alle ersetzen ohne Bestätigung ablaufen lassen, werden alle Ersetzungen ohne Zwischenfragen erledigt. Über den Fortgang des Prozesses werden Sie in der Statuszeile durch die Angabe unterrichtet: „Ersetzungsvorgang wird durchgeführt: Drücken Sie ESC, um abzubrechen.“ Ein Balken gibt den Fortschritt bei der Ersetzung an. Wie Sie dieser Zeile entnehmen können, kann der Vorgang jederzeit durch Betätigung von [Esc] abgebrochen werden. Auch in diesem Fall springt die Einfügemarke an den Ausgangsort der Ersetzaktion zurück. Nach Abschluß des Ersetzens erscheint ein Fenster mit dem Ergebnisbericht „Der Suchvorgang innerhalb des Dokuments ist abgeschlossen. Es wurden n Ersetzungen vorgenommen.“ (statt „n“ wird selbstverständlich eine Zahl angegeben).
Um auf Nummer Sicher zugehen, sollten Sie Ihr Dokument vor solchen Aufgaben speichern und es im Anschluß an die Auswertung schließen, ohne zu speichern. So bleibt das Original unberührt.
Die Vorgehensweise des vollautomatischen Ersetzens empfiehlt sich aber wirklich nur bei eindeutigen Zeichenketten; z.B. ist es so möglich, bestimmte Stellen eines Dokumentes durch den sogenannten „Klammeraffen“ (@) oder andere ungewöhnliche Zeichen zu kennzeichnen und bei Beendigung der Arbeit am Dokument diese Merkzeichen auf einmal zu löschen.
Manchmal ist es interessant zu überprüfen, wie oft ein bestimmtes Wort in einem Text vorkommt. Wechseln Sie dieses Wort mit Ersetzen einfach automatisch gegen sich selbst aus; aktivieren Sie hierfür Nur ganzes Wort suchen, und wählen Sie Alles ersetzen. Im Informationsfenster wird Ihnen dann angezeigt, wie oft das Wort in Ihrem Text vorkommt.
Sie können eine vollautomatische Ersetzaktion direkt im Anschluß mit Rückgängig zurücknehmen. Beim Ersetzen mit manueller Bestätigung der einzelnen Stellen lassen sich bei entsprechenden Systemresourcen alle vorher ersetzten Stellen manuell zurücknehmen
Automatisch löschen
Um automatisch Wörter oder bestimmte Zeichenketten in einem Dokument zu löschen, benutzen Sie ebenfalls die Funktion Ersetzen. Beim Eintrag in das Feld Ersetzen durchkann es sich nämlich auch um kein Zeichen handeln, also um einen fehlenden Eintrag. Drücken Sie hierfür im aktiven Feld Ersetzen durch die [Entf]-Taste, um sicherzugehen, daß wirklich kein Zeichen, also auch kein Leerzeichen, eingetragen ist. Wenn Sie nun den Ersetzen-Vorgang starten, wird das gesuchte Wort ersetzt, aber halt durch kein anderes Zeichen; es wird also gelöscht.
Um die Aktion des Ersetzens auf eine bestimmte Passage des Textes zu beschränken, markieren Sie den gewünschten Bereich, bevor Sie Bearbeiten > Ersetzen aufrufen. Alle Eingaben, die Sie vornehmen, beziehen sich nun nur noch auf die markierte Passage des Dokuments. Auch die Vorgabe, alle Fundstellen ohne Bestätigung zu ersetzen, findet nur in den vorgegebenen Grenzen Anwendung. Nachdem die markierte Passage bearbeitet wurde, können Sie den Hinweis „Word hat den Suchvorgang für den markierten Bereich beendet. N Ersetzungen wurden durchgeführt. Soll der Suchvorgang für den restlichen Text fortgesetzt werden?“ mit Ja bestätigen um die Einschränkung auf die markierte Passage aufzuheben oder aber mit Nein ablehnen.
